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Digitalisierung: So knacken KMU den Flaschenhals

Kleine und mittlere Unternehmen (KMU) gelten als einer der wichtigsten Motoren für den Standort Deutschland. Doch viele von ihnen sehen sich nur unzureichend auf die digitale Zukunft vorbereitet. Effektiverer Datenaustausch ist ein wichtiger Faktor auf dem Weg zu diesem Ziel. Damit sichern sich KMU nicht nur eine höhere Wettbewerbsfähigkeit, sondern schaffen auch mehr Investitionssicherheit durch bessere Vorbereitung auf die Zukunft. Zahlreiche Forschungsprojekte wollen dabei helfen, den „Flaschenhals“ beim Datenaustausch zu knacken – und so die beteiligten Firmen bei der Digitalisierung voranzubringen.

Aufmacherbild: (C) Martin Moritz & Einstellungstest-Polizei.de / Pixelio.de

Der konsequente digitale Datenaustausch ermöglicht es, erhebliche Effizienzreserven in Unternehmen zu heben.

So beschreibt die Bundesregierung diplomatisch einen erkennbaren Nachbeholbedarf in kleinen und mittleren Unternehmen in Deutschland. Deshalb fördert sie aktiv Lösungen, die den Datenaustausch verbessern.  Denn hier gibt es oft den sprichwörtlichen „Flaschenhals“ – und der bremst das Geschäft aus.

Im Umkehrschluss bedeutet das, dass eine gemeinsame Sprache beim Datenaustausch zwischen Unternehmen, aber auch innerhalb desselben Unternehmens und nicht zuletzt zwischen Unternehmen und Verwaltung zahlreiche positive Effekte haben kann:

  • die Prozesskosten in der Wertschöpfung sinken
  • die Effizienz der betrieblichen Prozesse steigt
  • die Wettbewerbsposition deutscher KMU im nationalen und internationalen Rahmen verbessert sich

Wie aber knacken deutsche Firmen den Flaschenhals, der viele von ihnen bisher am Erreichen dieser Effekte hindert? Die Intelligente Welt hat sich 14 Projekte und damit 14 Lösungen angeschaut – für die unterschiedlichsten Einsatzgebiete in verschiedenen Branchen – und stellt sie Ihnen in drei zusammenfassenden Videobeiträgen vor.

Vom Rechnungsaustausch bis zur Zollabwicklung, von der Automobilindustrie bis zur Forstwirtschaft – in diesen Bereichen findet noch viel manuelle Einzelfallbehandlung statt, teilweise sogar über die gute alte Papierakte. Den standardisierten elektronischen Datenaustausch müssen viele kleine und mittlere Unternehmen erst lernen. Das Zauberwort in diesem Zusammenhang heißt „eStandards“ – Standards für eBusiness-Prozesse, die beim Austausch von Daten über Organisationsgrenzen helfen sollen. Hinter dem Begriff steckt auch eine Förderinitiative der Bundesregierung, Ihr Programm „eStandards: Geschäftsprozesse standardisieren, Erfolg sichern“ fördert gezielt Projekte, die Medienbrüche verringern sowie Geschäftsprozesse und Datendokumentation verbessern.

Die Vorteile solcher Lösungen liegen auf der Hand: „Das ganze Manuelle fällt weg. Dadurch wird der Prozess optimiert und die manuellen Fehler werden reduziert. Denn der Gegenpart muss nicht mehr die ganze Rechnung oder Bestellung abtippen, sondern die Daten werden direkt vom einen ins andere System gesendet“, erklärt Gülten Altug vom Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation. In ihrem Projekt „CAR4KMU“ entwickelt das Institut aktuell eine organisatorische Schnittstelle für mittelständische Zulieferunternehmen in der Autoindustrie.

Ähnliches gilt auch für weitere Projekte: Im Rahmen von „eDocs“ wurde ein Verfahren etabliert, das auf einfache, kostengünstige Weise die in einer PDF-Rechnung enthaltenen Informationen extrahiert und validiert. So lassen sie sich ohne weiteren menschlichen Eingriff in nachgelagerte Systeme überführen.„ForstInVoice“ entwickelt Verfahren, die alle Aufgaben in der hochmechanisierten Holzernte erfassen und dokumentieren – damit der Informationsfluss vom Arbeitsauftrag bis zur Rechnungsstellung komplett digital abgewickelt werden kann. Und „EXPORT“ vereinfacht die Kommunikation zwischen Verkäufer und Käufer bei der elektronischen Zollabwicklung.

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Gerade im Handwerksbereich und vor allem in der Baubranche können digitale Optimierungen erstaunliche Effekte bewirken. Weniger Fehler und höhere Prozessgeschwindigkeit will zum Beispiel das Projekt „eBauen“ bewirken. Dazu hilft es, Papierakten von Baustellen zu verbannen. Mit „SDBtransfer“ können Unternehmen Sicherheits-Datenblätter rechtskonform digital übermitteln. Dies geschieht über einen zentralen Datenpool, auf den jeder Betrieb Zugriff hat. Bei der Gebäudedatenmodellierung werden durch „BIMiD“ die Qualität der Daten und der Informationsaustausch zwischen Planungsbeteiligten verbessert. Und das Projekt „eMasterCraft“ gibt Handwerkern Tools an die Hand, mit denen sie ungenutzte Potenziale erkennen.

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Auch im Bereich Informations- und Meldepflichten wird an Verbesserungen gearbeitet – denn immerhin sind es mehr als 17.000 solcher Vorschriften für Bauen, Steuern, Gewerbe, Beschaffung, die die Bürokratiekosten der deutschen Wirtschaft auf jährlich 40 Milliarden Euro treiben. „PROKETTA“ setzt einen Geschäftsprozessmanager ein, der bei der Analyse ganzer Prozessketten hilft. Mögliche Schwachstellen im betrieblichen Prozessmanagement findet „GESINE“, und das komplett automatisiert. „eStep“ wiederum gibt Antworten auf die Frage, welche eBusiness-Lösung am besten zum eigenen Unternehmen passt.

Nicht weniger spannend sind auch diese Projekte: „Standard eCG“ optimiert Versorgungsprozesse in medizinischen Einrichtungen bei größtmöglicher Qualität. Über „FLEXS“ können Dienstleister Serviceaufträge austauschen und eine Vielzahl von Servicepartnern einbeziehen. Und mit „SmartSC“ können Logistikfirmen Daten und Dokumente effizient und mit minimierter Fehlerquote zwischen Unternehmen austauschen.

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14 Projekte, 14 Lösungen – allesamt Beispiele, die das enorme Optimierungspotenzial in kleinen und mittleren Unternehmen greifbar machen. Wer diesen „Flaschenhals“ knackt, hilft dabei, unsere Wirtschaft noch wirtschaftlicher zu machen.

Dabei haben alle Forschungsprojekte auch die Kosten im Blick, die für KMU mit der Einführung von „eStandards“ zunächst verbunden sind – diese sollen möglichst gering gehalten werden und sich mittel- bis langfristig sogar amortisieren. Unrealistisch ist das nicht. Denn auch wenn höhere Anfangskosten nicht ganz zu vermeiden sind, sind die auf längere Sicht erzielbaren Mehrwerte beachtlich. Sie beschleunigen Geschäftsprozesse, können die Qualität von Dienstleistungen verbessern – und im Endeffekt wieder Kosten reduzieren. Wenn das keine Investition ist, die sich lohnt.

 

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